¿Qué agenda digital utilizas profesionalmente? En mi primer artículo “Evernote: Más que un bloc de notas para principiantes” hablábamos de las funciones de esta herramienta como agenda de notas online para Dummies y os comentaba que iba a haber una segunda parte en la que hablaríamos de apps relacionadas con la herramienta, así como, con ejemplos prácticos de sus usos pero desde un punto de vista profesional.

Por ello, hoy nos encaminamos nuevamente hacia Evernote pero, esta vez, como agenda digital para profesionales.  

12 Ventajas de Evernote como agenda digital para profesionales 

1. Facilita y permite la conexión interna (entre empleados) y la externa (con otros agentes).
2. Ubicuidad para conectarse desde cualquier parte y con cualquier dispositivo (ordenador portátil, de sobremesa, móviles, tablets…).
3. Movilidad para operar en cualquier parte de la ciudad, del país o del mundo (una vez creada, esta agenda digital nos sigue allá donde vayamos).
4. Fácil de compartir en redes sociales y por correo electrónico (sólo tenemos que acceder a la opción de compartir, elegir el medio y listo).
5. Instantaneidad a la hora de compartir (podemos compartir cualquier nota con un simple clic y en el momento en que lo necesitemos, el 24 x 7 aquí se cumple a rajatabla).
6. Sencillo manejo de la herramienta (no es necesario ser un usuario avanzado para manejar este bloc de notas online).
7. Personalización total según necesidades o gustos (podremos diseñar un traje 100% a nuestra medida con las libretas y notas que necesitemos y que nos aporten una mayor utilidad).
8. Aumenta la productividad de los empleados (un ejemplo son los enlaces de notas)
9. Facilita la planificación (mediante el uso de plantillas, la programación de recordatorios, la creación de calendarios…).
10. Es una herramienta conocida y utilizada de forma bastante extendida entre profesionales y empresas (más de 100 millones de usuarios en total en todos los planes de la compañía).
11. Supone un ahorro en costes de material de oficina (papel, bolígrafos, archivadores, notas…) y en espacio para el almacenamiento de todo este material de oficina.
12. Lleva asociada una buena imagen de marca en cuanto a políticas medioambientales (se ahorra papel y no se destruyen árboles…).

Tipos de cuentas Evernote 

Además de la ya mencionada versión basic de Evernote (que es la versión de agenda gratis online) tenemos otras tres opciones de pago que están más encaminadas a empresas y profesionales: Evernote Plus, Evernote Premium y Evernote Business.

Vamos a ver una por una para descubrir lo que nos ofrecen.

Evernote Plus 

Esta opción de la agenda digital está recomendada para usuarios muy activos y son 3 las funciones que diferencian a Evernote Plus de la versión gratuita (Evernote basic):

1. Acceso a las notas incluso sin conexión a internet.
2. Bloqueo con contraseña a aplicaciones móviles.
3. Archivo de correos electrónicos.

Evernote Premium   

Según la propia compañía, Evernote Premium es la cuenta profesional, en ella se suman las funciones de Basic y Plus y además se añaden los siguientes servicios:

• Cargas ilimitadas.
• Conversión de notas a presentaciones.
• Búsqueda en documentos de office y en archivos adjuntos.
• Escáner y digitalización de tarjetas de visita.
• Consulta de contenidos relacionados con las notas.
• Permite realizar anotaciones en archivos PDF adjuntos.

 Evernote Premium para empresas o Evernote Business 

Los cuatro pilares en los que se apoya Evernote Business como agenda online son los siguientes:

1. Centro de gestión en el que todos los equipos de la empresa estén conectados para intercambiar ideas, desarrollar y poner en marcha proyectos.
2. Protección total de datos mediante el cifrado TLS/SSL estándar en la industria y verificación en 2 pasos.
3. Control de la información en las libretas que se mantiene en poder de la empresa independientemente de que haya cambios en los equipos.
4. El pago se hace en función del número de usuarios siendo la gestión de facturación automática.

Una vez que conocemos las características de cada opción de Evernote y las necesidades que deberá cubrir nuestra agenda digital profesional sólo es cuestión de elegir la que mejor se adapte.

Con @evernote puedes elegir entre soluciones profesionales gratis y de pago.

Apps y Herramientas ligadas a Evernote

Hasta aquí hemos hablado de Evernote como bloc de notas online mencionando todas sus funciones y las diferentes opciones de esta herramienta en función de nuestras exigencias.

Ahora es el momento de ver 3 apps y extensiones afines a Evernote y que nos van a facilitar muchísimo la gestión tanto si somos profesionales, empresas o simples usuarios.

¿Vamos con ellas?

Hootsuite:

Hootsuite como plataforma de redes sociales ya tiene mil y una ventajas, pero tenerla vinculada con Evernote nos permite desde enviar tuits en Twitter o publicar actualizaciones desde el muro de Facebook hasta archivarlos como nuevas notas o dentro de notas ya existentes.

Os dejo un ejemplo desde mi cuenta de Hootsuite y, en concreto, desde la columna de publicaciones del muro de mi Fan page de Facebook .

Si queréis que hablemos de esta aplicación más en profundidad en futuros artículos sólo tenéis que hacérmelo saber en cualquiera de mis redes o vía comentarios a este post y lo preparo encantada.

Web Clipper:

Web Clipper es una forma rápida y muy sencilla de capturar tuits o actualizaciones de otras redes.

Técnicamente es una extensión que puedes descargar en tu navegador habitual y con el que puedes añadir funciones a tu agenda digital Evernote.

Los pasos para obtener Web Clipper son los siguientes:

1 ⇒ Una vez que nos hemos descargado la extensión para nuestro navegador (en mi caso Chrome), ingresamos en la página que queremos capturar y hacemos click en el símbolo de la extensión tal y como se aprecia en la imagen siguiente:

2 ⇒ Después de hacer clic en el símbolo de Web Clipper seleccionamos el área a capturar y clicamos de nuevo:

3 ⇒Ya tenemos seleccionado el área que nos interesa, ahora podemos manipularlo de diversas maneras, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:

Con la opción 1 podemos, entre otras cosas, insertar texto, añadir flechas y conectores, recortar  y pixelar la imagen y resaltar el texto.

La opción 2 va enfocada a cómo lo archivaremos en nuestra agenda evernote y así, podremos elegir desde la libreta hasta las etiquetas que queramos añadir para organizar su búsqueda posterior. También podremos añadir comentarios.

La opción 3 es el último paso antes de guardar nuestra imagen en nuestro bloc de notas online.

Como habéis podido comprobar, Web Clipper no sólo nos permite capturar tuits o actualizaciones de otras redes, sino también nos deja aprovechar las capturas de pantalla para explicar un documento de forma visual y mucho más fácilmente.

Y siguiendo con las anotaciones, formas y dibujos que nos ayuden a explicar nuestras ideas tenemos que hablar de nuestra siguiente herramienta.

Skitch:

Imaginaos que quiero enseñar a alguien como acceder de forma rápida a los servicios profesionales que ofrezco en mi blog, pues es tan sencillo como hacer una captura de pantalla de mi página y luego utilizando skitch señalar con flechas o con otros elementos la información que me interesa.

Algunos ejemplos prácticos de usos profesionales de Evernote:

Para terminar os había prometido aparcar por un momento la teoría y compartiros algunos ejemplos prácticos de los usos profesionales de Evernote. Estos son algunos que se me ocurren:

• Manuales de instrucciones

Podemos confeccionar nuestros propios manuales con las instrucciones de funcionamiento de máquinas, con los pasos a seguir a la hora de utilizar productos o servicios o con las instrucciones e indicaciones para actuar en distintas situaciones corporativas (situaciones de emergencia, plan de crisis y reputación online…)

• Rutas

Para descargar los mapas o rutas para llegar a nuestras instalaciones y que podamos compartir de forma rápida y personalizada con nuestros clientes o con todo aquel que lo necesite.

• Visitas comerciales

Como agenda online para tomar notas (tanto escritas como con imágenes o audios) de las visitas que realiza nuestro departamento comercial y que puedan compartir automáticamente con otros departamentos de la empresa.

Estas notas pueden incluir desde sugerencias e ideas hasta quejas de nuestros clientes y proveedores con nuestros productos y servicios.

• Control de gastos-contabilidad

¿Quién no ha tenido problemas alguna vez para recordar y controlar todos los gastos que ha realizado en nombre de la empresa?

¿Qué tal si creamos una libreta con los gastos que vamos haciendo y que deberán coincidir con los recibos y facturas que hemos ido guardando?

Esto nos ayudará a confeccionar y presentar a la empresa (en concreto, al departamento contable) nuestras liquidaciones de gasto de forma más sencilla y más correcta.

• Regalos corporativos en Navidades o en eventos

Para confeccionar listas de regalos corporativos que “encargar a los Reyes Magos” o que comprar para regalar en un evento.

Podemos mejorar estas listas, por ejemplo, con comparativas de precios e indicaciones precisas de dónde se puede encontrar cada regalo a mejor precio.

Todas estas opciones las tendremos debidamente organizadas en nuestra libreta de notas de Evernote y las podremos compartir con todas las personas o departamentos que queramos o que estén involucrados.

Y lo podremos hacer tanto en redes sociales como por correo electrónico.

La lista es amplia ¿se te ocurren otros usos útiles para profesionales? Te invito a que los compartas.

Para terminar el artículo quiero insistir en un par de ventajas para nuestra marca, una medioambiental y la otra de ahorro en tiempos de crisis.

• ¿Has pensado en cuantos árboles estás salvando usando Evernote como agenda de notas online?
• ¿Y has pensado cuánto dinero ahorra tu empresa en papel y en material de oficina usando esta agenda digital?

Si te ha gustado este artículo te animo a que lo compartas con tus amigos y colegas de profesión.

Alicia Rodríguez Ruiz

Especialista en marketing de contenidos, editora digital y redactora SEO. Profesora en distintos másteres y cursos de marketing digital. Conferenciante.

somechat.es