Recientemente, y por motivos profesionales que no vienen al caso, me llegaba una vez más el sentir de una redactora en relación a las revisiones de contenidos que hace.

Sobra decir que me sentí más que identificada con la problemática porque son muchas las veces que incluso después de varias concienzudas revisiones de contenido, voy y una vez publicado encuentro uno o varios fallos.

La ley de Murphy se muestra en todo su esplendor en el tema de las revisiones de contenido.

Pero los problemas asociados al proceso de revisión de nuestros contenidos van más allá de lo que te acabo de mencionar en tono festivo.

¿Por qué las revisiones de contenidos pueden ser un problema grave?


Estarás de acuerdo conmigo si afirmo que, en todo proceso de creación de contenido existe una espada de Damocles continua sobre las cabezas de los profesionales responsables de esta tarea.

Esta presión viene marcada por el presupuesto con el que contamos y se concreta aún más en el tiempo destinado a la revisión de esos contenidos que estamos “fabricando”.

Es obvio, que las revisiones son parte importante, por no decir esencial, en todo proceso de producción de contenidos atractivos que respete los mínimos estándares de nuestra marca.

Y es un hecho, que un excesivo número de revisiones puede poner en peligro los plazos de entrega y, además, supone un trabajo adicional para todos aquellos involucrados en la creación de contenidos.

La no entrega en plazo y el suplemento de trabajo adicional son dos graves problemas en la revisión de contenidos.  

Por si esto fuera poco, cuando se crea y se vende contenido, entra en el juego la necesidad de crearlo a escala y de recibir tanto las aportaciones como las firmas de visto bueno finales de todas las partes implicadas en el proceso.

Esto hace que en muchas ocasiones, conseguir la aprobación del contenido se convierte en una lucha de titanes que casi nos obliga a ser Hércules para poder conseguir el tan ansiado contenido con éxito.

Dicho esto, ¿qué podemos hacer para reducir esas interminables rondas de revisiones?

¿Cómo podemos forzar que los plazos y los resultados previstos se cumplan y al mismo tiempo se garantice un alto nivel de calidad en los trabajos?

¿Cómo mejorar tus revisiones de contenidos? 5 Pautas de ayuda


Veámoslo más en detalle analizando 5 tips que nos servirán de gran ayuda.

1.- Crear directrices concretas y detalladas

Una buena forma de reducir el número de revisiones de nuestro contenido pasa por tener las cosas claras y establecer directrices editoriales concretas.

En estas directrices deberemos incluir información sobre la estrategia de contenidos que tengamos marcada en ese momento y recogeremos, entre otras cosas, las audiencias específicas a las que nos dirigimos y los pilares que hayamos establecido como base de nuestros contenidos.

Pero también nos cuidaremos de incluir aspectos como la voz de la marca, el estilo, el tono (podemos usar ejemplos ilustrativos), el formato adecuado, las especificaciones de las imágenes y todo aquello relacionado con nuestra identidad visual de marca.

Tampoco está de más incluir una sección donde se especifiquen las directrices del proceso de producción del contenido.

En este sentido, es recomendable establecer una lista con los pasos que se dan a la hora de crear los diferentes contenidos (ebooks, blogposts, guías, infografías, whitepapers), quiénes son los encargados de revisar, qué se encarga de revisar cada uno de ellos y la fecha máxima para que den su aprobación.

Buscaremos tener los plazos de producción de contenidos lo más controlados posible para ganar en tranquilidad y evitar roturas de las fases previas a la revisión de contenidos.

Estar al tanto de la evolución de los trabajos previos a la revisión de contenidos genera confianza y recuerda a cada equipo la importancia de cumplir con los plazos establecidos para cada proceso.

Así mismo, en caso de desviación de los tiempos prefijados dará pie a un mayor margen de actuación de los implicados.

En el caso de marcas que trabajan con profesionales externos independientes, agregar información sobre el proceso editorial y las reglas de revisión y aprobación de contenidos facilita una forma de trabajar en mayor sintonía.

Todo el mundo se siente parte del proceso y se visualiza como parte integrante del mismo por lo que buscará su cumplimiento como objetivo.

2.- Mantener sesiones de capacitación

Un equipo editorial que está continuamente actualizado con talleres y sesiones de capacitación es un activo importante del que se obtendrán múltiples beneficios.

Que estos profesionales estén al día implica que conozcan los posibles cambios en la estrategia editorial o en el proceso de creación de contenidos, así como en las metas que se quieren conseguir en todo momento.

Estos talleres y jornadas de capacitación también ofrecen excelentes oportunidades para recibir preguntas generales de distintos colectivos con sus consabidas respuestas que son trasladadas automáticamente a todos los presentes.

Pero es más, los talleres de capacitación nos facilitan una forma excelente de abordar y corregir los errores que cometen aquellos profesionales que se dedican a la creación de contenidos y que, se pueden suceder de forma repetida y recurrente.

Un taller tutorial de una hora de tiempo puede ahorrar tiempo y dinero a la empresa que en una misma sesión habrá puesto en conocimiento de los actores implicados una serie de puntos clave y obligatorios con los que trabajar.

Tampoco es una mala idea incluir en estos encuentros a miembros de los equipos jurídico legales o a expertos internos en cada materia y que pongan sobre la mesa su conocimiento en servicio de todos.

3.- Identificar y prevenir los cuellos de botella con tiempo

Como ya te he ido dejando entrever, son muchas las capas de aprobación por las que en ocasiones tiene que pasar una pieza de contenido.

Para evitar posibles problemas tenemos que tener claro y prever esos problemas con el fin de tener soluciones de forma anticipada.

Es muy fácil que se produzcan cuellos de botella en este trabajo, por eso, anticiparse en la medida de lo posible a ellos puede ser la clave de que un problema se resuelva con bastante celeridad.

Imaginemos que uno de los profesionales al cargo del diseño de ebooks está de vacaciones o que uno de los redactores está viajando a dar una conferencia de una semana de duración.

Esto implica una disminución en el volumen de trabajos realizados en esas fechas y contar con esta información con tiempo suficiente puede servirnos para garantizar que nuestro proceso de revisión de los contenidos a cargo de estos profesionales no sufre desviaciones trágicas.

Será tan sencillo como asignar las tareas a otros miembros o contar con esas paradas técnicas para tener perfectamente coordinados nuestros plazos de entrega.

Pero no siempre es tan sencillo, hay ocasiones en que los cuellos de botella aparecen siempre asociados al mismo profesional del equipo (por ejemplo, uno de los ejecutivos que viaja constantemente).

Pues bien, en casos como el recién mencionado, quizás lo que debamos plantearnos es ajustar el proceso editorial

Supongamos ahora que el proceso de aprobación del contenido tiende a sufrir un cuello de botella siempre en cierta etapa o cuando se envía a un departamento en particular.

En este caso, ¿qué podemos hacer para evitar ese cuello de botella?

Pues quizás la solución pase por analizar si es posible ajustar (ampliar) los tiempos dedicados al proceso en esta etapa de forma que sí se pueda garantizar la entrega del contenido.

4.- Minimizar las fases de aprobación

Enredarse entre miles de etapas de aprobación puede ser un problemón, por eso, puede que valga la pena aliviar ciertos casos con un menor número de ojos dedicados a revisar ciertas piezas de contenido.

En muchos casos, enviar un mismo contenido a una docena de profesionales para que lo revisen antes de su publicación resulta tan inviable por tiempo como por dinero.

¿Es realmente necesario que ese contenido en concreto lo revisen dos personas o serviría con que una sola se encargue de ello?

¿Se ganaría en eficiencia si ciertas piezas de contenido no tendrían que pasar por toda la cadena de aprobación establecida?

¿Qué tal si se establecen diferentes líneas de revisión según si los contenidos son más o menos técnicos, más o menos extensos o más o menos recientes?

¿Por qué no establecer rutas de validación más cortas que permitan saltarse algunos pasos para algunos tipos y piezas de contenido concretas?

5.- Redefinir adecuadamente el flujo de trabajo

Para garantizar que el flujo de trabajo sea tan adecuado como eficiente es necesario contar con una visión general.

Para alcanzar esta visión global podemos hacernos una serie de preguntas y en las respuestas encontraremos las claves.

¿Se puede acceder al proceso de revisión de forma online y desde un grupo de trabajo?

¿Hay un orden lógico en el que se establece quién revisa qué y cuándo?

Del análisis de estos flujos de trabajo podremos sacar conclusiones y detectar oportunidades que nos permitan agilizar el proceso y reducir en la medida de lo posible el número de sesiones de revisión de contenidos.

Imaginemos que necesitamos verificar las fuentes utilizadas.

¿Qué tal si el profesional al mando de la creación de ese contenido incluye anotaciones con enlaces a las fuentes de datos utilizadas?

¿Qué tal si todo los participantes en la revisión tienen claro que tras cada revisión hay que redenominar los documentos de forma clara para que de un simple vistazo todos los implicados sepan cuál es la última versión de un borrador en concreto?

O directamente si un archivo ha cambiado el status de revisión de una de las fases del proceso general editorial.

Pequeños cambios pueden aliviar la carga de tiempo, esfuerzo y dinero en un proceso editorial de revisión de contenidos y sin sacrificar la calidad como moneda de cambio.

Conclusión

¡Cuatro ojos ven mejor que dos!

La lógica tras esta afirmación es aplastante y encierra una gran verdad.

Muchas veces cuanto más miramos menos vemos y en un proceso de revisión de contenidos esto puede convertirse en un problema más o menos grave.

Contar con asistencia para revisar las piezas de contenido creadas es una forma de buscar las excelencia de nuestros contenidos.

Y no olvides que muchas veces son los pequeños matices los que marcan la diferencia.

¿Cuántas veces has dejado de leer un artículo porque en los dos primeros párrafos había más de dos patadas al diccionario?

Yo lo he hecho (y lo hago) y estoy segura de que a ti también te incomoda una lectura poco cuidada ortográfica y gramaticalmente.

Por todo esto, ya sea por otros miembros que toman parte en el proceso editorial o por una persona de tu confianza, en el caso de que no cuentes con un gran equipo de apoyo, pero revisa antes de publicar.

Eso sí, no te vuelvas loco, no caigas en revisiones innecesarias que supongan no optimizar tus tiempos pero dedica un mínimo esfuerzo a que tus publicaciones sean correctas.

¿Tienes algún consejo que te ayude con tus revisiones de contenidos? ¿Nos lo compartes en comentarios?

5 Tips de ayuda para mejorar tus revisiones de contenidos
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Content Strategist en SEMrush España y LATAM. Responsable de la gestión de Twitter Chats en #SoMeChatES. Cofundadora de Syndicali. Docente y speaker.

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